私はここ数年仕事で手帳を使っていません。手帳は重いし、何かと使い勝手が良くないなーと前々から感じていました。

使い勝手が悪い理由

使い勝手が悪いと思っていた一番の理由は、自由に書けるメモ部分が少ないこと。社内外での打ち合わせの際のメモやタスク管理をするのにメモ部分を使っていると、数ヶ月で使い切りってしまいます。そのため、手帳とは別にノートを持ち歩きます。すると荷物が増えます。
どうしたら良いのか様々なやり方を試してみましたが、今のやり方が私には一番しっくりきています。

会社のセキュリティー


ちなみに、全てスマホやPCで管理ということも検討しましたが、うちの会社はセキュリティが厳しく、会社のパソコンにはgoogleなどの個人アカウントでログインできなということや、個人のパソコンは仕事で利用できないという制約があります。会社のパソコンはノートではないため、会議や商談の内容をその場でパソコンに入力などはできません。まぁリスクを考えれば仕方ないこと。

どのようにやったのか

まず、スケジュール管理は全てスマホに集約。プライベートも仕事もgoogleカレンダーの同じアカウントで管理しています。会社のパソコンには個人アカウントではログインできませんが、個人スマホで管理しています。さすがにそのくらいの個人スマホの利用は大丈夫です。

そしてその他は全て紙のノートで管理。それもB5サイズだと若干小さいため、A4のこちらのノートを使っています。
ノートの左ページにはその日のToDoリストを書き、右ページには打ち合わせ内容や何か思いついたことを書く。B5だとToDoリストが左ページだけでは足らなくなるので、A4である意味の一番の理由はそれです。また、方眼罫というのが文字のまとまりがよく書きやすく見やすい。こちらのノートは80ページあるため、容量的にも丁度いい。


パソコンで管理すると・・・

パソコン内のexcel などでToDoリストの管理をすることも試してみましたが、ノートに書いて常にデスク上の見えるところに置き、完了したら二重線という方が現状のタスク状況がすぐに確認できるから便利です。都度スマホを立ち上げたりパソコンのファイルを開いて確認するのは手間だし、やはりいつでも見られるのが私にはしっくり来ました。

さらに、やらなければならない事を翌日に伸ばしてしまった場合、手書きだとまた同じこと翌日に書くことになります。さらにまたその日もやらなかった場合、またもう一度書くことになります。こパソコンだと簡単にコピペできてしまいますが、手書きだと何度も書くことでストレスを感じます。そのため、必ずその日にやろうと意識するようになります。

ノートにした結果

持ち運びもノート1冊でけで済むので身軽になりました。いろいろと試しましたが、私にはこれが一番合っていました。でも人それぞれ自分に合うやり方があると思うので、いろんな人のやり方を参考にして自分に合うものを取り入れていけばいいのでしょうね。