なぜ職務経歴書が必要なのか

履歴書はみなさん知っていると思いますが、職務経歴書は新卒で就活をしていた時には聞いたことか無かったと思います。


中途採用では職務経歴書は必ず必要となります。


これまでにどんな仕事をやってきたのか、履歴書には書ききれない詳細な内容を記載するものです。 

書類選考では履歴書と併せて職務経歴書の内容が重要な判断材料となります。



そうは言っても初めて書く人がいきなり作成するのは難しいもの。



そこで、職務経歴書に記載しなければならない基本的な内容から採用担当者が採用したくなる職務経歴書の書き方を紹介します。

どうやって職務経歴書を書いたら良いのか

職務経歴書はフリーフォーマットです。
特に指定がない限り、自由に作成できます。



その分、個性も出るので書類選考の判断材料としては十分なものになります。


■パソコンで作成する

基本的には職務経歴書はパソコンで作成します。


パソコンスキルを見られていることも多々あります。




印刷のことを考えた場合、Wordで作成するのが良いでしょう。



Excelで作る職務経歴書のフォーマットも存在しますが、そもそもExcelは表計算のたものソフトです。
文章を作るためのソフトではあまりません。Wordで作成する方が無難でしょう。



たまに市販の履歴書に同封してある職務経歴書を使って書いている方もいますが、あれはオススメしません。書けるスペースが限られているため、あまりアピールできません。


パソコンで作成しましょう。

■ビジュアルの面から読み手のことを考える


相手に読んでもらうための書類だということを忘れてはなりません。



そのため、どうやって書いたら伝わるか。

どうやって書いたら見やすいかということを意識してください。 

例えば、 
  • 枠を使って書く
  • 記号を上手く利用する
  • 文字の太さを変えて強弱をつける
  • 段落を変える
これだけでもかなり見やすい書類になります。 


■2〜3ページ以内で作成する 

読み手のことを考えると何ページもあるものはあまりよくありません。


最後まで読んでもらえないどころか、完結した書類を作成できない人だと思われてしまいます。


 職務経歴書は基本的には2ページです。


多くても3ページまでです。 


伝えたいことがたくさんあるかもしれませんが、文章を上手くまとめることも能力です。 

■専門用語を使わない

これは普段よく使っているため無意識になりがちですが、全く知らない人にも分かるように記載してください。 


営業、エンジニア、管理部門、役員。誰が職務経歴書を見るのか分かりません。 


業界用語や社内用語で記載されていて相手に伝わらないものなら書かない方が良いでしょう。


 ■和暦と西暦を整える


実は意外と多いのですが、和暦と西暦を混合して書いている方がおります。


読み手に考えさせる書類って失礼ですよね。 


更に言うと、履歴書と職務経歴書も全て統一させましょう。 


■数値を使って定量的な判断材料を示す

これは上級編になりますか、漠然とした内容よりも数値で示された方が判断しやすくなります。


営業なら売上や利益、受注件数など。 


事務職だからといって数値で表せないことはありません。


何社のクライアントを担当し、月に何件の請求書や見積対応をしていたのか。部や課の売上。などなど。 


数値化することで自分自身のキャリアを振り返った時に何が出来ていて何が出来ていなかったのかもわかるようになります。


定量的に自分自身を評価できることも大切な能力だと思います。


そして、たくさん採用をしている担当者なら数値を見れば能力が分かります。

何を書いたら良いのか

ここまではざっくりと書き方についてを紹介しましたが、ここからは具体的に何を書いたら良いのかという話をします。 


職務経歴書では今までの仕事内容の詳細や会社の詳細などを細かく記載します。 


  • 在籍期間
  • 会社の事業内容
  • 会社規模
  • 所属部署
  • 自身の役割
  • 職務内容 成果   
  • 自身のスキル
  • アピールポイント 
これらが書いてあれば必要事項としては十分です。


企業側は自分の会社との親和性を見ることが出来ます。あとは内容の問題です。


とにかくアピール出来ることはアピールしましょう。


特にスキルやアピールポイントを最初に5つほど箇条書きにすると良いでしょう。 


これを最後に書いている人がたくさんいますが、アピールしたいことは最初に書く。

その方がしっかり読んでもらえます。 


職務経歴書はラブレターです。


面接で話せば分かってもらえると思って書かずにいて書類選考で不採用になってしまったらもったいないです。


 相手に「この人に会いたい」と思わせる書類を作成しましょう。


職務経歴書のテンプレート 

職務経歴書はフリーフォーマットです。決まった形はありません。


それが難しく感じてしまいますので、基本的によくみなさんが使っているフォーマットがあります。


 そこで、ここまでの話をまとめたテンプレートを作成しました。是非参考にしてみてください。 




職務経歴書

2020325日現在

氏名:●●●●


職務経歴概要

大学を卒業後、これまで約3年間の秘書業務と10年間の営業事務に携わってきました。

受発注業務、見積対応、納期調整、来客対応等、営業が業務に専念できるよう補佐を行い、常に先回りの行動を心がけて取り組んできました。



■強み

①柔軟性

顧客の依頼内容やその時の状況に応じて臨機応変に対応することを心かけておりました。

顧客毎に要求されるものも異なるため、必要とされる情報の収集を迅速に行うよう常に気を配り、臨機応変に対応できることが私の強みだと自負しております。


②目標達成意欲

自身の足りない部分は積極的に外部のセミナー等にも参加して学び、他の社員の方々の意見や経験を参考にして積極的に目標達成に向けて取り組んでおります。


③コミュニケーション力

円滑に業務を行うためには、情報の共有化が重要であると考えます。

そのため、関係部署との連携にも取り組み、積極的に情報提供を行い協力関係を強化してきました。その結果、業務の効率化が実現できました。



職務経歴詳細

株式会社XXX  20104月~現在

事業内容:アパレル商材の販売

従業員数:500

資本金:3,500万円  売上高:3007,000万円

期 間

業 務 内 容

20104

現在

【配属先】営業部 / 営業5名、事務2


【担当業務】

■営業部の事務業務全般

・受発注業務

・納期管理、調整

・来客対応(英語対応あり)

・見積作成

・電話対応

・顧客データ管理

・会議の資料作成

・管理部門の予算作成、管理 

・郵便対応


株式会社TTT  20074月~20103

事業内容:ITコンサルティング

従業員数:700

資本金:6億3,000万円  売上高:5005,200万円

期 間

業務内容

2007年4

20103

【配属先】秘書課


【担当業務】

役員付秘書

・スケジュール管理、調整

・来客対応(英語対応あり)

・出張手配、調整業務

・電話対応

・顧客情報管理

・慶弔関係の対応

・会議資料作成、準備

・備品の発注、管理 

・売り上げデータ管理

・ファイリング

PCスキル

 ・Excel中級Word中級PowerPoint初級


資格

 ・秘書技能検定2

 ・TOEIC 680



今後もこれまでの経験スキルを活かし、営業のサポートをして貴社の成長と自己の成長に励んで参ります。是非、面接の機会をいただければと思います。何卒よろしくお願い申し上げます。


以上


最後に

大学職員などの人気求人には1000人近くの応募者が殺到します。

その中で勝ち残らなければなりません。


せっかくの応募チャンスを活かすために、しっかりとした書類で挑みましょう。 


また、転職する気がない人でも職務経歴書を作ってみると自分のキャリアを振り返る良い機会になります。


何が出来ていて何が出来ないのか。


転職するにしてもしないにしても今後のキャリアにつながるものが見えてくるかもしれません。


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