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【電話とメールの使い分け】ビジネスにおけるそれぞれの場面や状況によって選ぶ方法

仕事術

私は仕事において、メールも電話もどちらもよく使っております。

でも周りを見ているとメールと電話の使い分けを上手くできていない人が多いように思われます。

メールも電話も基本的には「相手に伝えたいことがある」ということが根本的にあります

しかし、その時の状況によってどちらを使うか上手く選択することにより、仕事上のやり取りが変わって来ます。

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この記事を書いた人
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滝谷真也

1982年埼玉県生まれの39歳。現在は東京都に住んでおり6歳の娘と4歳の息子の二児の父親。

仕事の軸を「キャリアと教育」としており、採用のスペシャリスト。これまでに自社の社員採用や教育、そして転職エージェントとしての採用支援のキャリアを持っており、1000人以上の就職・転職支援を行う。

現在は社員採用に加え、営業推進やマーケティング業務などをやってます。
人事採用関連の経験や元転職エージェントとしての経験で培った転職情報、そして父親として学んだ子育て育児情報を中心に発信していきます。

記事の更新情報や日々の出来事はSNSで発信します。 フォローしてもらえるとうれしいです。

メールを使うのは報告事項や連絡手段として使う

メールは24時間いつでも送る事ができます。

受け取る相手も自分の都合に合わせて読む事ができます。

そのため、お互いの時間を干渉せずに連絡のやり取りが可能な手段です。

このことは忙しいビジネスマンにとってはとても良いことではある反面、すぐに確認したいようなことでもそれが叶わないこともあります。

また、メールは文章なので、全て文字情報だけで伝えることになります。

そのため、会話で強弱を付けたり、相手の反応を見ながら伝えることはできません。

つまり、相手がどのように受け取るのか考えながら文章を作る必要があります。

送る本人はそう思っていなくても、受け取る人がどのように受け取るのかという問題はとても重要です。

友達との待ち合わせの約束とかもメールで

伝えた方が間違えないからね

メールは連絡手段ということだね

メールのメリット

  • 相手に時間を取らせない
  • 記録が残る

メールのデメリット

  • 返信が来るまでに時間がかかる
  • 伝え方が難しい

電話は相手の反応を必要とする機会に使う

電話はお互いの時間を共有する必要があります。

忙しいビジネスマンはお互い都合の良い時間が合わずになかなか連絡が取れないなんてこともよくあります。

また、電話でのやり取りというのは、相手の反応がすぐに伝わって来ます。

そのため、メールとは違って相手の出方次第でこちらも対応方法を変えることもできます。

確かに。悩んでいる時に相談するのはメールより電話だなー。

電話はコミュニケーションとしての手段ということだね

電話のメリット

  • お互いの反応がすぐに伝えわる
  • 確認したいことがすぐに確認できる

電話のデメリット

  • 相手の都合を考えずに忙しい時に時間を取らせてしまう事がある
  • 記録が残らない

新規営業にはメールと電話のどちらが良いのか

私は採用関連の仕事をしているので、採用管理ツールや採用媒体の営業など私にも日々たくさんの営業が来ます。

それぞれの会社のやり方なのか、営業マン独自のやり方なのかわかりませんが、営業電話がかかってくることもあれば、会社の問合せ窓口へメールが届くこともあります。

恐らくどちらの手法が正解ということはないと思いますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。

電話での新規営業

  • あまり興味が無くてもトーク次第何とかアポイントは取る事ができる
  • タイミングが悪いと担当者に出会えない
  • よく怒られる

メールでの新規営業

  • 記録が残るため相手が不在でも伝わる可能性が高い
  • その場で怒られることはほぼない
  • メールアドレスや問い合わせ先が分からない事がある
  • 無視される

まずは相手に伝わらなければ意味がありません。

電話営業の場合、不在で空振りなんてことはよくあります。

100件電話しても数件しか担当者に繋がらないなんてことはよくあることです。

なので肉体的にも精神的にも疲れます。

しかし担当者につながれば後はトーク次第で何とかなります。

逆にメールの場合は、担当者が不在でもその担当者の都合の良いタイミングでメールを見る事ができます。相手の視界に入る可能性は高いものの、無視される可能性もとても高いものです。

メールは自社のサービスを伝えるための手段だね!

電話は相手の課題を聞き出し、

解決させるための手段という事だね!

結論

まずはメールで営業をして、相手が読んだと思われるタイミングで電話営業をする

これが私が営業として経験して来た中で一番上手くいった方法です。

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