【電話とメールの使い分け】それぞれの場面や状況によって選ぶ方法

私は仕事において、メールも電話もどちらもよく使っております。でも周りを見ているとメールと電話の使い分けを上手くできていない人が多いように思われます。

メールも電話も基本的には「相手に伝えたいことがある」ということが根本的にある。

しかし、その時の状況によってどちらを使うか上手く選択することにより、仕事上のやり取りが変わって来ます。

メールを使うのは報告事項や連絡手段として使う

　メールは２４時間いつでも送る事ができます。受け取る相手も自分の都合に合わせて読む事ができます。そのため、お互いの時間を干渉せずに連絡のやり取りが可能な手段です。このことは忙しいビジネスマンにとってはとても良いことではある反面、すぐに確認したいようなことでもそれが叶わないこともあります。

また、メールは文章なので、全て文字情報だけで伝えることになります。そのため、会話で強弱を付けたり、相手の反応を見ながら伝えることはできません。つまり、相手がどのように受け取るのか考えながら文章を作る必要があります。送る本人はそう思っていなくても、受け取る人がどのように受け取るのかという問題はとても重要です。

電話は相手の反応を必要とする機会に使う

電話はお互いの時間を共有する必要があります。忙しいビジネスマンはお互い都合の良い時間が合わずになかなか連絡が取れないなんてこともよくあります。

また、電話でのやり取りというのは、相手の反応がすぐに伝わって来ます。そのため、メールとは違って相手の出方次第でこちらも対応方法を変えることもできます。

新規営業にはメールと電話のどちらが良いのか

私は採用関連の仕事をしているので、採用管理ツールや採用媒体の営業など私にも日々たくさんの営業が来ます。

それぞれの会社のやり方なのか、営業マン独自のやり方なのかわかりませんが、営業電話がかかってくることもあれば、会社の問合せ窓口へメールが届くこともあります。

恐らくどちらの手法が正解ということはないと思いますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。

まずは相手に伝わらなければ意味がありません。電話営業の場合、不在で空振りなんてことはよくあります。100件電話しても数件しか担当者に繋がらないなんてことはよくあることです。なので肉体的にも精神的にも疲れます。

しかし担当者につながれば後はトーク次第で何とかなります。

逆にメールの場合は、担当者が不在でもその担当者の都合の良いタイミングでメールを見る事ができます。相手の視界に入る可能性は高いものの、無視される可能性もとても高いものです。

これが私が営業として経験して来た中で一番上手くいった方法です。