私は社会人になってから約15年ほどになりますが、これまでに2000人近い方と名刺交換をしてきました。
名刺ケースに紙の名前が入っておりますが、管理がとても大変。
しかし最近では紙ではなくデータで名刺管理が出来るものもたくさん増えてきました。
そこで今回は、オススメの名刺管理アプリと名刺管理アプリの魅力や選び方についてご紹介致します。
目次
名刺管理アプリの便利なところ
最近では企業や個人で名刺管理アプリの導入も増えてきました。もちろん便利だからここまで流行ってきているのですが、具体的にどのような点が便利なのでしょうか。
現在ある名刺管理アプリにはほとんど同じような機能が備わっています。そこで、ここでは基本的にどの名刺管理アプリにも備わっている便利な機能についてご紹介いたします。
管理がラク
紙で管理していると名刺を探しやすいように並び替えるのが大変ですが、データなら自動的に並び替えてくれます。
新しい名刺が追加されるとその都度並び替えも発生します。
そして、紙での管理だといくらちゃんと並び替えていたとしても探すだけでもかなりの時間がかかってしまうのですが、データで管理していれば一発で検索が出来ます。
私が一番良かったと感じるところはこの管理がラクになるところです。
紙の名刺ではくデータで管理するようになってから圧倒的に管理がラクになりました。
外出中でもスマホで手軽に利用できる
外に出る度に紙の名刺約2000枚を持ち歩いている人なんていないことでしょう。
外出時に急遽連絡を取らなければならなくなるなんてことは仕事をしていればよくあります。
そのたびに社内に電話して確認をしたり、帰社するまで連絡が出来なかったりすると業務に支障が出ることもあります。
外出中でもスマホで確認出来るのはとても便利な機能です。
情報の共有が可能
ひと昔前にテレビCMでもやっていましたが、名刺情報を個人で管理しているとブラックボックス化してしまっている組織も多いことでしょう。
せっかくの貴重な情報があるにも関わらず、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなります。
ある人には必要がない情報でも、別の人には必要な情報である場合もあります。
組織として戦っていくためにも、情報を共有していければビジネスの可能性を広げていくことが出来ます。
CSVでの抽出
この機能は有料にしているアプリが多いのですが、私がこの機能があってよかったと思う時は年賀状を作成する時です。
私は毎年膨大な量の年賀状を送っているのですが、その住所録を作成するだけでも手入力をしていたらとんでもない時間がかかってしまいます。
しかしCSVでダウンロードできれ一発で住所録が作成できます。
時間の削減が出来ますので、その時間を使って他の仕事が出来るようになって業務の効率化につながります。
着信時にスマホに表示される
スマホに電話がかかってきても電話帳に登録されていない人からの連絡の場合は表示されません。
名刺交換をした人全員分を電話帳に登録するのは大変な作業です。
しかし、名刺管理アプリに情報が登録されていれば電話帳機能と連携しているため、着信時にスマホに表示されます。
電話を掛けるときも名刺アプリで検索すれば電話をかけられるし、とても便利な機能です。
部署異動や転職があっても最新の名刺情報を得られる
部署異動や転職により名刺情報が更新された場合、誰かが名刺情報を更新するとサーバー上に保存されている名刺情報が更新されるため、名刺を保有している全ての人に更新情報が伝わります。
名刺が変わる度に挨拶回りをしなくてもよくなるってことですね。
しばらく会っていない人でも最新の状況を仕入れることが出来ます。
名刺管理アプリの選び方
様々な名刺管理アプリがありますが、どんな機能があるのか、それぞれ何が違うのか分かりにくいですよね。
先ほどはほとんどどの名刺管理アプリも同じような機能だという話をしましたが、実際のところは若干の違いがあります。
そこで、名刺管理アプリの機能と違いについてご紹介致します。
OCRと手入力によるデータ登録方式の違い
OCR機能とは、名刺をスマホのカメラやスキャナーで読み取り、名刺に記載されている文字情報を自動認識して文字データとして保存する機能のことです。
自動認機なので一度に何枚も保存することが可能なため、大量に名刺を保有している人にはとても使いやすい機能です。
オペレーターによる手入力とは、名刺をカメラやスキャナーで読み取り、そのデータをオペレーターが手入力するものです。
しかし、手入力では一度に入力できる数に限界があります。 1日に何枚までと決まっていたり、それ以上となる場合は有料になることもあります。
スキャンの精度
オペレーターによる手入力ならば人の手を介しているので誤入力はほとんど起こりません。しかし、OCRだとやはりどうしても誤認識は発生してしまいます。
最近のものはとても精度が良く出来ているのでほとんどが正確に認識してもらえますが、誤認識が起きてしまうと再度手入力で修正する必要があるため、若干の手間にはなってしまいます。
名刺管理アプリによって機能の精度も異なりますので、選ぶ時には注意が必要です。
他のアプリとの連携機能
名刺情報を単にデータとして管理するだけでなく、様々なアプリケーションと連携をすることも可能です。
例えば、Facebookと連携して名刺管理アプリかFacebookのどちらか一方とつながっている場合は繋がっていないもう一方とけることも可能です。
メールアプリと連携して、ワンタップでメールを送信することも可能です。
地図アプリして、登録している名刺を地図上にマッピングしてくれる機能もあります。それ以外にもLinkedlnやSalesforce、Evernoteとも連携が出来るものもあります。
名刺管理アプリによって連携出来る機能が異なっておりますので、必要とされる機能で選ぶ必要があります。
おすすめの名刺管理アプリ&比較
最近はどの名刺管理アプリも機的にはほとんど同じで、現代のテクノロジーで出来る機能はほとんどが備わっています。
そのため、私としては選ぶ基準はこちらで良いと考えております。
- 利用者数
- 使いやすさ
- データ保存の正確性
これらを基準にいくつかの名刺管理アプリの利便性についてまとめてみました。
ここ数年で名刺管理アプリはたくさん出てきましたが、ここでは私が実際に使ってみておすすめしたい名刺管理アプリをご紹介します。
Eight
データ入力方：手入力
対応デバイス：Android
価格：無料(有料版は月400円)
利用者数★★★★★
使いやすさ★★★★★
データ保存の正確性★★★★★
Wantedly people
データ入力方式：OCR
対応デバイス：Android
価格：無料
利用者数★★★★
使いやすさ★★★★★
データ保存の正確性★★★
CamCard
データ入力方式：OCR
対応デバイス：Android
価格：無料 (有料版は月480円)
利用者数★★★
使いやすさ★★★★
データ保存の正確性★★
myBridge
データ入力方式：手入力
対応デバイス：Android
利用者数★★
使いやすさ★★★★
データ保存の正確性★
コメント