私はここ数年仕事で手帳を使っていません。
社会人になったばかりの頃は手帳を使うことがかっこいいと思っていました。
しかし手帳は重いし、何かと使い勝手が良くないなーと前々から感じていました。
なのでスマホはいつでも持ち歩いているからスマホで管理し、パソコンと同期させれば便利になるかなと思い実践してみましたが、いまいちしっくりきませんでした。
そしてたどり着いたのは、原点に戻ってノートで管理するのが私には一番合っているという結論でした。
手帳の使い勝手が悪い理由
使い勝手が悪いと思っていた一番の理由は、自由に書けるメモ部分が少ないこと。
ほとんどの手帳は前半部分にカレンダーがあり、後半部分にメモ部分があります。このメモ部分については手帳の種類によって多いものは数ページしかないものなど様々な物があります。
そのため、手帳とは別に私はノートを持ち歩きます。
すると荷物が増えてしまいますが、どうしたら良いのか様々なやり方を試してみました結果、今のやり方が私には一番しっくりきています。
会社のセキュリティーがガチガチに厳しい
全てスマホやPCで管理ということも検討しました。
パソコンの方が早いし編集も便利なので、会社にいる時はパソコンで予定を管理し、外出先ではスマホに予定を管理するような使い方にしたいと思っておりました。
しかし、うちの会社はセキュリティが厳しく、会社のパソコンにはgoogleなどの個人アカウントでログインできなということや、個人のパソコンは仕事で利用できないという制約があります。
そのため、個人スマホに予定を入れても会社のパソコンで見ることは出来ないのです。
会社のパソコンはノートではないため、会議や商談の内容をその場でパソコンに入力などはできません。
リスクを考えればセキュリティが厳しいのは仕方ないことですが、これでは使い勝手が良くありません。
スマホとパソコンは同期が出来ないと便利に使うことができません。
パソコン内だけで管理するようにExcel などでToDoリストの管理をすることも試してみましたが、その都度ファイルを開くのも意外と面倒な作業に感じました。
さらに、やらなければならない事を翌日に伸ばしてしまった場合、手書きだとまた同じこと翌日に書くことになります。さらにまたその日もやらなかった場合、またもう一度書くことになります
パソコンだと簡単にコピペできてしまいますが、手書きだと何度も書くことでストレスを感じます。
そのため、必ずその日にやろうと意識するようになります。
どのようにスケジュール管理をやったのか
全ての予定やタスク管理を紙のノートで管理しました。
それもB5サイズだと若干小さいため、A4のこちらのノートを使っています。
ノートの左ページにはその日のToDoリストを書き、右ページには打ち合わせ内容や何か思いついたことを書く。B5だとToDoリストが左ページだけでは足らなくなるので、A4である意味の一番の理由はそれです。
また、方眼罫というのが文字のまとまりがよく書きやすく見やすいのです。
こちらのノートは80ページあるため、容量的にも丁度いいと感じております。
ノートにした結果、便利過ぎて仕事効率が格段に上がった
持ち運びもノート1冊でけで済むので身軽になりました。
いろいろと試しましたが、私にはこれが一番合っていました。
ノートに書いて常にデスク上の見えるところに置き、完了したら二重線という方が現状のタスク状況がすぐに確認できるから便利です。
でも人それぞれ自分に合うやり方があると思うので、いろんな人のやり方を参考にして自分に合うものを取り入れていけばいいのでしょうね。
現在はこの考えを応用し、「ロイヒトテュルム」という高級ノートで「バレットジャーナル 」というやり方を取り入れてタスク管理をしています。
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